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「労働安全衛生法」改正により、勤怠システム導入を検討される企業様も増えているのではないでしょうか。 そこで、勤怠システム導入選定の基本知識をご紹介を通して、自社にあった勤怠システム選定のお役立ていただければと思います！
近年政府が進めている「働き方改革」により「労働安全衛生法」が改正されました。2019年4月から各企業には、従業員の労働時間の把握が義務化され、例えば、以下のような勤怠管理に関する規則が改定されました。
現時点で正確な労働時間の把握されていないのであれば、早急に適切な対処を検討する必要がありますね。 勤怠システム導入が検討候補に挙がった場合、どんな勤怠システムを導入するかを決めなければなりません。 試しに、Google上で「勤怠管理」を検索すると、凡そ７００万の結果が当たります。 豊富な選択肢で選び放題に感じますが、実際本番勤怠管理システム・サービスを導入しようとする時、 悩む事ばかりです。
などなど、たくさんあります。
結果的に、決定に時間がかかり疑念が生まれさっぱりわからない状態です。
そこで、勤怠システム導入にお困りの方々に参考になるように、 勤怠システム関連の知識をシリーズ分けて紹介しようと思います。 ちなみに、ここでの勤怠管理システムとは、電子勤怠管理システムを指しています。
※クラウド勤怠管理
※WEB勤怠管理
勤怠管理システムとは、従業員の勤怠データを特別な勤怠装置によって収集（①）し、そのデータ・履歴を管理（②）し、国の労働基準法に則った企業の就業規則によって勤務時間数や残業時間数を正しく計算（③）し、正確な給与を算出するためのシステムです。
だいたいのイメージはついたでしょうか。
では、次は勤怠システムの基本的な要素をご紹介しようと思います。
市場によく見られる勤怠データを収集装置は十数種類もあります。例えば、タイムカード勤怠登録装置やICカード勤怠登録装置、静脈勤怠登録装置、指紋勤怠登録装置などです。
勤怠データを収集装置はそれぞれ特徴と適用範囲があるため、導入する時に自社のニーズやコストなどを見極めて入念に選択すべきです。装置選定の注目点は、自社の現場環境と合うかどうか。例えば、考える要素は、室内か室外か、ネットがあるか、PC使うか、粉塵状況はどうか、人数が多くて効率の要求が非常に高いか、外出社員が多いか、などなど自社の状況に合わせて最適な装置を選びます。
従業員の労働時間の適正に把握するため、データの管理は不可欠です。
などは必須の管理機能です。
さらに、データベース化していることを活かして、集計分析など様々な付加価値の有る機能を提供する場合もあります。この機能が、業者ごとに自社製品の勤怠管理システムを差別化することができます。
例えば、
など付加価値のある機能を提供して自社製品をアピールすることもあります。
主に勤務時間数や残業時間数の計算です。勤怠データの収集は勤怠管理の手段の一つといえば、勤務時間数や残業時間数を正しく計算することは勤怠管理の主な目的です。収集した勤怠データと欠落データ補正などにより、正確な勤怠データが出来上がります。この正確なデータを基に、企業の就業規則により勤務時間数や残業時間数を正確に算出し、このデータを基に給与を正確に計算します。これが企業のコンプライアンス遵守に関わるもので、勤怠管理のコアーであります。
勤怠データ収集は勤怠管理システムの手段であり、 勤怠データ管理は勤怠管理を正確に行うためで、 勤怠データ計算は勤怠管理が主な目的です。 そのため勤怠管理システムを導入選定の際、 先に勤怠データ収集手段が自社に合った方法かどうかや、 勤怠データ計算が自社の就業規則の要求を満足できるかどうかを確かめるべきです。
最後に、勤怠管理を行う上で、集計分析、人事労務給与システムの連携などを考えてください。 上記の条件を満たし、初期費とトータルコストが低い方とサポートが十分である勤怠管理システム・サービスを選べば間違いないです。
